Khám phá 17 bí quyết đã giúp con người Nhật Bản trong công việc chinh phục thế giới bằng hiệu suất và sự tận tâm. Bài viết này không chỉ liệt kê các quy tắc, mà còn là kinh nghiệm thực tế từ một người đi trước, giúp bạn áp dụng ngay những phẩm chất như đúng giờ, tinh thần Kaizen, và trách nhiệm để thành công và nhanh chóng hòa nhập tại môi trường làm việc chuyên nghiệp ở Nhật Bản, dù bạn là du học sinh hay người lao động.
Nền tảng cốt lõi: 5 Phẩm chất cá nhân giúp bạn xây dựng uy tín ngay từ ngày đầu
Đây là những viên gạch đầu tiên và quan trọng nhất để bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt đồng nghiệp và cấp trên người Nhật. Thiếu đi nền tảng này, mọi kỹ năng khác đều trở nên vô nghĩa.
Bí quyết 1: Luôn đến sớm 10 phút – Nguyên tắc vàng để xây dựng lòng tin và thể hiện sự tôn trọng.
Đây là quy tắc bất thành văn nhưng lại có sức mạnh vô cùng lớn. Việc đến sớm không chỉ để tránh trễ giờ, mà còn là khoảng thời gian để bạn chuẩn bị tâm thế, sắp xếp công việc và bắt đầu ngày mới một cách chủ động, thể hiện bạn là người có kỷ luật và tôn trọng thời gian của tập thể.
Khi mới sang Nhật, chúng tôi tại Tự Học Tiếng Nhật cũng từng nghĩ chỉ cần đến đúng giờ là đủ. Nhưng sai lầm! Một lần, tôi đến họp đúng giờ kim đồng hồ chỉ, nhưng tất cả mọi người đã ngồi vào vị trí, tài liệu sẵn sàng. Khoảnh khắc đó, tôi hiểu rằng “đúng giờ” ở Nhật nghĩa là “sẵn sàng trước giờ bắt đầu”. Thói quen này giúp bạn xây dựng lòng tin một cách vô hình nhưng cực kỳ bền vững.
Bí quyết 2: Trách nhiệm tuyệt đối – Coi công việc của công ty như của chính mình, không bao giờ đổ lỗi.
Trách nhiệm là một trong những phẩm chất của người Nhật trong công việc được đề cao nhất. Khi có sai sót xảy ra, phản xạ đầu tiên của họ là nhận lỗi và tìm cách khắc phục, thay vì tìm lý do hay đổ lỗi cho người khác.
- Nhận lỗi: Câu cửa miệng của họ là “Sumimasen” (Tôi xin lỗi), ngay cả khi lỗi không hoàn toàn do họ.
- Tìm giải pháp: Sau khi nhận lỗi, họ sẽ ngay lập tức trình bày hướng giải quyết vấn đề.
- Rút kinh nghiệm: Họ coi sai lầm là cơ hội để cải tiến quy trình, đảm bảo không lặp lại trong tương lai.
Đạo đức nghề nghiệp của người Nhật thể hiện rõ ở việc họ luôn đặt lợi ích và uy tín của công ty lên trên hết.
Bí quyết 3: Kỷ luật thép – Tuân thủ quy trình và giữ lời hứa, dù là việc nhỏ nhất.
Kỷ luật là xương sống trong phong cách làm việc của người Nhật có gì đặc biệt. Họ tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình đã được đặt ra, từ việc báo cáo tiến độ, sử dụng tài sản công ty, cho đến việc trả lời email. Lời hứa, dù là một deadline nhỏ, cũng được xem là danh dự và phải được thực hiện.
Sự nhất quán này tạo ra một hệ thống làm việc ổn định, dễ dự đoán và cực kỳ hiệu quả, giảm thiểu sai sót và những hiểu lầm không đáng có.
Bí quyết 4: Tác phong chuyên nghiệp – Từ trang phục gọn gàng đến việc luôn nói lời “cảm ơn” và “xin lỗi”.
Tác phong làm việc của người Nhật được thể hiện qua những chi tiết nhỏ nhất. Trang phục luôn gọn gàng, sạch sẽ, phù hợp với môi trường công sở. Lời “cảm ơn” (Arigatou gozaimasu) và “xin lỗi” (Sumimasen) được sử dụng thường xuyên, không chỉ khi có lỗi mà còn để thể hiện sự khiêm tốn và tôn trọng.
Thêm vào đó, việc nắm vững các nghi thức chào hỏi là cực kỳ quan trọng. Bạn không cần phải quá phức tạp, nhưng việc hiểu và thực hiện đúng cách chào của người nhật sẽ giúp bạn ghi điểm rất lớn trong mắt họ.
Bí quyết 5: Quản lý thời gian theo đơn vị phút – Lên kế hoạch chi tiết và tối ưu hóa từng khoảnh khắc.
Cách làm việc hiệu quả của người Nhật nằm ở khả năng quản lý thời gian siêu việt. Họ lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng rất chi tiết và tuân thủ nghiêm ngặt. Mỗi cuộc họp đều có mục tiêu rõ ràng, thời gian bắt đầu và kết thúc chính xác đến từng phút. Việc này giúp tối đa hóa hiệu suất công việc và đảm bảo mọi thứ đi đúng tiến độ.
Sức mạnh tập thể: 6 Nguyên tắc ứng xử để hòa nhập và được đồng nghiệp tôn trọng
Thành công tại Nhật không chỉ đến từ năng lực cá nhân mà còn phụ thuộc rất nhiều vào khả năng hòa nhập và làm việc nhóm. Dưới đây là những nguyên tắc giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp tại nơi làm việc.
Bí quyết 6: Tôn trọng cấp trên, học hỏi từ tiền bối – Văn hóa “Senpai-Kohai” và cách áp dụng.
Văn hóa “Senpai-Kohai” (tiền bối – hậu bối) rất phổ biến. Senpai là những người đi trước, có nhiều kinh nghiệm hơn, và có trách nhiệm hướng dẫn Kohai. Hãy luôn thể hiện sự tôn trọng đồng nghiệp và cấp trên, chủ động học hỏi từ các Senpai. Đừng ngại đặt câu hỏi, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn đã tự tìm hiểu trước khi hỏi.
Bí quyết 7: Tinh thần “Omotenashi” – Tận tâm phục vụ từ khách hàng đến đồng nghiệp.
Omotenashi là tinh thần phục vụ khách hàng bằng cả tấm lòng, xuất phát từ sự chân thành chứ không phải nghĩa vụ. Trong môi trường công sở, Omotenashi được thể hiện qua việc bạn tận tâm hỗ trợ đồng nghiệp, đoán trước nhu cầu của họ và giúp đỡ một cách tự nguyện. Tinh thần này tạo ra một môi trường làm việc tích cực và gắn kết.
Bí quyết 8: Giao tiếp tinh tế – Hạn chế nói “không”, trình bày vấn đề kèm giải pháp.
Người Nhật rất ngại từ chối thẳng thừng vì sợ làm mất lòng người khác. Thay vì nói “không thể”, họ sẽ nói “việc này hơi khó” (chotto muzukashii). Khi bạn cần từ chối hoặc báo cáo một vấn đề, hãy học cách diễn đạt khéo léo và luôn đi kèm với một giải pháp hoặc đề xuất thay thế. Điều này thể hiện bạn là người có trách nhiệm và tư duy xây dựng.
Bí quyết 9: Luôn đặt lợi ích nhóm lên hàng đầu – Thành công của “chúng tôi” quan trọng hơn của “tôi”.
Tinh thần làm việc nhóm là cốt lõi trong văn hóa làm việc của người Nhật mà người Việt nên học hỏi. Họ luôn nhấn mạnh “watashitachi” (chúng tôi) thay vì “watashi” (tôi). Thành công của một dự án là thành công của cả nhóm. Khi bạn thể hiện rằng mình luôn vì lợi ích chung, bạn sẽ nhận được sự tin tưởng và tôn trọng tuyệt đối.
Bí quyết 10: Giữ gìn không gian chung với nguyên tắc 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke).
5S là phương pháp quản lý không gian làm việc hiệu quả, giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, sạch sẽ và an toàn.
- Seiri (Sàng lọc): Loại bỏ những thứ không cần thiết.
- Seiton (Sắp xếp): Tổ chức đồ vật một cách khoa học, dễ tìm, dễ thấy.
- Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh nơi làm việc thường xuyên.
- Seiketsu (Săn sóc): Duy trì 3S trên một cách liên tục.
- Shitsuke (Sẵn sàng): Rèn luyện ý thức tự giác tuân thủ 5S.
Việc áp dụng 5S không chỉ giúp tăng hiệu suất mà còn thể hiện ý thức tập thể của bạn.
Bí quyết 11: Chia sẻ và báo cáo (Horenso) – Công thức giao tiếp vàng trong công ty Nhật.
Horenso là viết tắt của Hokoku (Báo cáo), Renraku (Liên lạc), và Sodan (Thảo luận). Đây là kỹ năng làm việc của người Nhật cực kỳ quan trọng để đảm bảo thông tin trong nhóm luôn thông suốt.
- Báo cáo (Hokoku): Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc cho cấp trên.
- Liên lạc (Renraku): Chia sẻ thông tin cần thiết với những người liên quan.
- Thảo luận (Sodan): Xin ý kiến cấp trên hoặc đồng nghiệp khi gặp khó khăn.
Việc áp dụng Horenso giúp tránh được những sai sót do thiếu thông tin và tăng cường sự phối hợp trong nhóm.
Tư duy thành công: 6 Thói quen giúp bạn không ngừng phát triển sự nghiệp
Để không chỉ tồn tại mà còn thăng tiến trong môi trường làm việc tại Nhật, bạn cần trang bị một tư duy luôn hướng về phía trước, không ngừng học hỏi và cải thiện.
Bí quyết 12: Tư duy “Kaizen” – Nỗ lực không ngừng để cải tiến tốt hơn 1% mỗi ngày.
Kaizen có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Đây là triết lý cốt lõi giúp các công ty Nhật Bản thành công. Thay vì chờ đợi những thay đổi lớn lao, họ tập trung vào việc thực hiện những cải tiến nhỏ mỗi ngày. Hãy áp dụng tinh thần làm việc của người Nhật này bằng cách tự hỏi: “Hôm nay mình có thể làm gì tốt hơn hôm qua?”. Nỗ lực không ngừng này sẽ tạo ra kết quả đột phá theo thời gian.
Bí quyết 13: Học hỏi liên tục suốt đời – Không bao giờ cho rằng mình đã biết đủ.
Xã hội Nhật Bản rất coi trọng việc học hỏi liên tục. Dù ở vị trí nào, họ cũng luôn tìm cách trau dồi kiến thức và kỹ năng mới. Đối với người lao động nước ngoài, việc không ngừng học tiếng Nhật và nâng cao chuyên môn là con đường duy nhất để phát triển sự nghiệp một cách bền vững.
Bí quyết 14: Lòng trung thành và tinh thần cống hiến – Gắn bó để tạo ra giá trị bền vững.
Mặc dù văn hóa “làm việc suốt đời” đã thay đổi, lòng trung thành vẫn là một đức tính được đánh giá cao. Người Nhật thường có xu hướng gắn bó lâu dài với một công ty. Tinh thần cống hiến không chỉ thể hiện qua giờ làm việc mà còn qua nỗ lực đóng góp vào sự phát triển chung, tạo ra những giá trị bền vững cho tổ chức.
Bí quyết 15: Tìm ra “Ikigai” của bạn – Giao điểm giữa đam mê, sở trường, nhu cầu xã hội và thu nhập.
Ikigai là “lý do để bạn thức dậy mỗi sáng”. Đây là một khái niệm sâu sắc về việc tìm ra ý nghĩa trong công việc. Cách người Nhật đạt được thành công trong công việc thường gắn liền với việc tìm ra Ikigai của mình – nơi giao thoa của 4 yếu tố:
- Điều bạn yêu thích (Đam mê)
- Điều bạn giỏi (Sở trường)
- Điều xã hội cần (Sứ mệnh)
- Điều giúp bạn kiếm sống (Sự nghiệp)
Khi công việc là Ikigai, bạn sẽ có động lực làm việc một cách chăm chỉ và tận tâm hơn.
Bí quyết 16: Chăm chỉ và sẵn sàng tăng ca khi cần thiết – Thể hiện sự cống hiến và tinh thần đồng đội.
Văn hóa tăng ca (Zangyo) là một phần không thể thiếu khi nói về con người Nhật Bản trong công việc. Nhiều bạn thường thắc mắc người nhật làm việc bao nhiêu tiếng một ngày, và thực tế là việc ở lại làm thêm khi dự án cần hoàn thành gấp vẫn khá phổ biến. Điều này không chỉ vì tiền bạc mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự đoàn kết với tập thể. Tuy nhiên, xu hướng cân bằng công việc-cuộc sống đang ngày càng được chú trọng hơn.
Bí quyết 17: “Làm hết sức, chơi hết mình” – Cách người Nhật tái tạo năng lượng để duy trì hiệu suất cao.
Sau những giờ làm việc căng thẳng, người Nhật cũng rất biết cách xả hơi. Các buổi nhậu (Nomikai) với đồng nghiệp sau giờ làm là một phần quan trọng của văn hóa công ty. Đây là cơ hội để mọi người giao lưu, hiểu nhau hơn và giải tỏa căng thẳng, giúp tái tạo năng lượng để duy trì hiệu suất làm việc cao.
Lưu ý quan trọng khi làm việc tại công ty Nhật: Kinh nghiệm thực tế bạn cần biết
Lý thuyết là vậy, nhưng thực tế luôn có những khó khăn và khác biệt. Dưới đây là những điều bạn cần chuẩn bị tinh thần khi bước vào môi trường làm việc thực tế tại Nhật.
Áp lực công việc và cách vượt qua – Câu chuyện từ một điều dưỡng viên tại Nhật.
Áp lực công việc tại Nhật rất lớn, đặc biệt trong các ngành đòi hỏi sự chính xác và trách nhiệm cao như điều dưỡng. Nhiều người thường tự hỏi liệu làm việc bên nhật có vất vả không, và câu trả lời là có.
Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ các bạn điều dưỡng viên, chúng tôi nhận thấy công việc này đòi hỏi sự cẩn thận, kỷ luật thép và khả năng tiếng Nhật tốt. Môi trường làm việc hiện đại với nhiều máy móc hỗ trợ, nhưng áp lực từ lịch làm việc theo ca (kể cả ban đêm) và yêu cầu tuân thủ quy trình nghiêm ngặt là rất lớn. Tuy nhiên, mức thu nhập hấp dẫn, có thể lên tới 40-60 triệu đồng/tháng (bao gồm phụ cấp), cùng cơ hội định cư lâu dài là phần thưởng xứng đáng cho những nỗ lực đó.
Những khác biệt văn hóa dễ gây hiểu lầm và cách ứng xử khéo léo.
Một trong những điều làm việc tại công ty Nhật Bản cần lưu ý gì chính là sự khác biệt trong giao tiếp. Người Nhật thường giao tiếp gián tiếp, ít khi thể hiện cảm xúc cá nhân tại nơi làm việc. Việc bạn quá thẳng thắn có thể bị coi là thiếu lịch sự. Hãy học cách quan sát, lắng nghe và “đọc không khí” (kuuki wo yomu) để ứng xử cho phù hợp.
Quy trình làm việc và phúc lợi – Hiểu đúng để bảo vệ quyền lợi của mình.
Hãy đọc kỹ hợp đồng lao động, tìm hiểu về các loại bảo hiểm, chế độ nghỉ phép và cách tính lương. Mức lương cơ bản có thể khác nhau tùy theo khu vực, bạn nên tìm hiểu trước về mức lương vùng nhật bản nơi mình sẽ làm việc. Việc chủ động nắm rõ thông tin sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình và tránh những rắc rối không đáng có. Bên cạnh đó, việc tìm hiểu về cách tiết kiệm tiền của người nhật cũng sẽ giúp bạn quản lý tài chính tốt hơn.
Thành công trong môi trường làm việc Nhật Bản không chỉ đến từ kỹ năng chuyên môn mà còn từ việc thấu hiểu và rèn luyện những đức tính quý báu. Bằng cách áp dụng 17 bí quyết về con người Nhật Bản trong công việc một cách kiên trì, bạn không chỉ cải thiện hiệu suất công việc mà còn xây dựng được sự nghiệp vững chắc và nhận được sự tôn trọng từ đồng nghiệp, đối tác, từng bước chinh phục đỉnh cao trong sự nghiệp của mình.
Nếu bạn đang chuẩn bị làm việc tại Nhật hoặc muốn nâng cao kỹ năng làm việc theo phong cách Nhật, hãy bắt đầu áp dụng ngay một trong những thói quen trên và chia sẻ kết quả của bạn ở phần bình luận nhé!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
Bài viết liên quan: