8 quy tắc “bất thành văn” trong văn hóa làm việc của người Nhật

Làm việc với người Nhật có khó không? Đây là câu hỏi mà nhiều người trăn trở khi bắt đầu sự nghiệp trong một công ty nhật bản. Câu trả lời nằm ở việc bạn có hiểu những quy tắc “bất thành văn” của họ hay không. Bài viết này sẽ chia sẻ 8 quy tắc vàng trong văn hóa làm việc của người nhật, từ những điều nhỏ nhặt như cách trao danh thiếp đến tinh thần làm việc tập thể. Đây là những kinh nghiệm thực tế giúp bạn không chỉ hòa nhập nhanh chóng mà còn ghi điểm trong mắt đồng nghiệp và cấp trên người Nhật.

8 quy tắc “bất thành văn” giúp bạn chinh phục môi trường làm việc Nhật Bản

Môi trường làm việc ở Nhật Bản nổi tiếng với sự chuyên nghiệp, kỷ luật và hiệu quả. Đằng sau thành công đó là những quy tắc ứng xử được mọi người tuân thủ một cách nghiêm ngặt, dù không phải lúc nào cũng được viết thành văn bản. Hiểu và áp dụng những quy tắc này sẽ là lợi thế cực lớn cho bạn.

1. Đúng giờ là tuyệt đối – Đến trước 10 phút mới là “đúng giờ”

Ở Nhật, đúng giờ không chỉ là một thói quen mà là sự tôn trọng tối thiểu bạn dành cho người khác. Việc đi làm muộn được xem là điều tối kỵ và có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của bạn.

Khái niệm “đúng giờ” của người Nhật thường có nghĩa là bạn phải có mặt tại địa điểm hẹn trước ít nhất 5-10 phút. Khoảng thời gian này là để bạn chuẩn bị tinh thần, sắp xếp lại tài liệu và sẵn sàng bắt đầu công việc ngay khi đồng hồ điểm đúng giờ. Tôi từng chứng kiến một đồng nghiệp mới đến muộn 2 phút trong ngày đầu tiên, dù không ai nói gì nặng lời nhưng anh ấy đã phải rất vất vả để xây dựng lại niềm tin sau đó. Vì vậy, hãy luôn đặt mục tiêu đến sớm hơn giờ hẹn, đó mới thực sự là “đúng giờ” theo tiêu chuẩn Nhật Bản.

2. Tinh thần tập thể “Wa” (和) và quy tắc “Chúng tôi” thay vì “Tôi”

Tinh thần “Wa” (Hòa) là một giá trị cốt lõi, nhấn mạnh sự hài hòa và đoàn kết trong tập thể. Trong công việc, điều này thể hiện qua việc người Nhật luôn đặt lợi ích của nhóm, của công ty lên trên lợi ích cá nhân. Họ tin rằng thành công của một dự án đến từ nỗ lực chung của cả đội, chứ không phải do một cá nhân xuất sắc nào.

Bạn sẽ hiếm khi nghe một người Nhật nói “đây là thành tích của tôi”, thay vào đó họ sẽ nói “đây là nỗ lực của chúng tôi”. Khi làm việc, hãy luôn thể hiện tinh thần hợp tác, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và tránh đề cao cái tôi. Chính sự khiêm tốn và tinh thần đồng đội này sẽ giúp bạn được mọi người yêu quý và tôn trọng. Tinh thần này phản ánh sâu sắc bản chất của con người nhật bản.

3. Hou-Ren-Sou (Báo cáo – Liên lạc – Bàn bạc): Xương sống của mọi quy trình

Hou-Ren-Sou là phương pháp làm việc nhóm và giao tiếp cốt lõi, được xem là bí quyết thành công của nhiều doanh nghiệp Nhật. Nó bao gồm ba yếu tố:

• Houkoku (報告 – Báo cáo): Nhân viên có nghĩa vụ báo cáo tiến độ công việc cho cấp trên một cách thường xuyên, đặc biệt là khi hoàn thành một nhiệm vụ, khi có sự cố phát sinh hoặc khi có thông tin mới. Việc này giúp cấp trên nắm bắt tình hình và đưa ra chỉ đạo kịp thời.
• Renraku (連絡 – Liên lạc): Chủ động chia sẻ thông tin quan trọng với các thành viên trong nhóm và các bộ phận liên quan. Việc liên lạc thường xuyên giúp mọi người phối hợp nhịp nhàng, tránh hiểu lầm và sai sót.
• Soudan (相談 – Bàn bạc): Khi gặp khó khăn hoặc trước khi đưa ra một quyết định quan trọng, bạn nên chủ động tham khảo ý kiến của cấp trên và đồng nghiệp. Điều này không chỉ giúp bạn có được giải pháp tốt hơn mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với tập thể.

Nắm vững và thực hành nhuần nhuyễn Hou-Ren-Sou là cách hiệu quả nhất để bạn chứng tỏ mình là một nhân viên có trách nhiệm và đáng tin cậy.

4. Nemawashi: Nghệ thuật “tưới rễ” để đạt được sự đồng thuận

Nemawashi (根回し) có nghĩa đen là “vun gốc, bón rễ cho cây”, trong môi trường công sở, nó ám chỉ quá trình thảo luận không chính thức và tìm kiếm sự ủng hộ từ những người có liên quan trước khi một đề xuất được đưa ra trong cuộc họp chính thức.

Thay vì gây bất ngờ cho mọi người bằng một ý tưởng mới toanh trong cuộc họp, người Nhật sẽ dành thời gian để gặp gỡ riêng từng người, trình bày ý tưởng, lắng nghe phản hồi và giải quyết các mối quan ngại. Quá trình này giúp ý tưởng được hoàn thiện hơn và khi đưa ra cuộc họp chính thức, nó dễ dàng nhận được sự đồng thuận của tất cả mọi người. Đây là một trong những quy tắc bất thành văn trong văn hóa làm việc của người nhật mà bạn cần nắm rõ để công việc được suôn sẻ.

5. Giao tiếp ý nhị: Cách nói “Không” mà không làm mất lòng

Người Nhật rất coi trọng sự hòa hợp (Wa), vì vậy họ thường tránh đối đầu trực tiếp và hiếm khi nói “Không” một cách thẳng thừng. Thay vào đó, họ sẽ sử dụng những cách diễn đạt gián tiếp, ý nhị để đối phương tự hiểu.

Một vài cách từ chối khéo léo thường gặp:

• “Chotto…” (ちょっと…): “Hơi khó một chút…” – Đây là cách nói giảm nói tránh rất phổ biến.
• “Kentou shimasu” (検討します): “Tôi sẽ xem xét/cân nhắc.” – Câu này thường mang hàm ý từ chối, rằng bạn đừng nên kỳ vọng quá nhiều.
• Đưa ra lý do khách quan: “Tiếc quá, hôm đó tôi lại có một cuộc hẹn khác mất rồi.”

Hiểu được nghệ thuật giao tiếp này sẽ giúp bạn tránh được những hiểu lầm không đáng có và giữ được mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp.

6. Tôn trọng thứ bậc và văn hóa trao danh thiếp (Meishi)

Xã hội Nhật Bản có sự phân cấp rõ ràng và điều này cũng được thể hiện trong môi trường công sở. Việc tôn trọng cấp trên, người lớn tuổi và người có kinh nghiệm hơn là điều bắt buộc. Sự tôn trọng này không chỉ thể hiện qua lời nói, hành động mà còn qua việc sử dụng tôn kính ngữ (Keigo) một cách chuẩn xác.

Một nghi thức cực kỳ quan trọng khác là trao đổi danh thiếp (Meishi Koukan). Đây không chỉ là việc trao đổi thông tin liên lạc mà còn là một nghi lễ thể hiện sự tôn trọng.

Quy tắc vàng khi trao/nhận danh thiếp:

7. Văn hóa làm thêm giờ (Zangyo) và áp lực vô hình

Làm thêm giờ, hay Zangyo (残業), là một phần không thể thiếu trong văn hóa làm việc của người nhật. Dù luật lao động có những quy định về thời gian làm thêm, nhưng áp lực từ đồng nghiệp và mong muốn thể hiện sự cống hiến thường khiến nhân viên ở lại muộn.

Việc ra về đúng giờ khi đồng nghiệp và sếp vẫn đang làm việc có thể bị coi là thiếu tinh thần tập thể. Tuy nhiên, xu hướng gần đây đang dần thay đổi, nhiều công ty khuyến khích nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Dù vậy, bạn vẫn nên chuẩn bị tinh thần cho việc Zangyo sẽ là một phần trong trải nghiệm làm việc tại Nhật.

8. Lời xin lỗi (Sumimasen) luôn thường trực và sự khiêm tốn

Trong văn hóa công sở Nhật Bản, lời xin lỗi không chỉ được dùng khi bạn mắc lỗi. “Sumimasen” (すみません) được sử dụng rất linh hoạt, vừa có nghĩa là “xin lỗi”, vừa là “cảm ơn” hoặc “xin phiền”. Việc thường xuyên sử dụng lời xin lỗi thể hiện sự khiêm tốn và mong muốn tránh gây phiền hà cho người khác.

Khi xảy ra sai sót, việc đầu tiên cần làm là nhận trách nhiệm và xin lỗi một cách chân thành, thay vì tìm cách bao biện. Thái độ này được đánh giá cao hơn rất nhiều. Để hiểu sâu hơn, bạn có thể tìm hiểu thêm về văn hóa xin lỗi của người nhật.

Đằng sau những quy tắc: Điều người Nhật thực sự coi trọng trong công việc

Hiểu được những quy tắc trên là bước đầu tiên, nhưng để thực sự hòa nhập, bạn cần biết triết lý sâu xa đằng sau chúng. Người nhật coi trọng điều gì trong công việc? Đó chính là lòng trung thành, tinh thần cải tiến không ngừng và trách nhiệm tuyệt đối.

Lòng trung thành và tinh thần cống hiến trọn đời cho một công ty

Theo truyền thống, nhiều người nhật bản có xu hướng gắn bó với một công ty trong suốt sự nghiệp của mình. Lòng trung thành được xem là một đức tính cao quý. Đổi lại, công ty sẽ đảm bảo công việc và phúc lợi cho nhân viên. Mặc dù xu hướng “nhảy việc” đang dần trở nên phổ biến hơn ở thế hệ trẻ, tinh thần cống hiến và sự gắn bó lâu dài vẫn là một giá trị được đề cao.

Kaizen – Triết lý cải tiến không ngừng trong từng hành động nhỏ

Kaizen (改善), có nghĩa là “cải tiến liên tục”, là một triết lý kinh doanh cốt lõi của Nhật Bản. Nó khuyến khích tất cả mọi người, từ cấp quản lý cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất, không ngừng tìm kiếm và đề xuất những cải tiến nhỏ trong công việc hàng ngày. Những thay đổi nhỏ này khi được tích lũy theo thời gian sẽ tạo ra những kết quả to lớn, giúp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.

Trách nhiệm cá nhân và sự tỉ mỉ đến từng chi tiết

Người Nhật nổi tiếng với sự tỉ mỉ và tinh thần trách nhiệm cao. Họ luôn nỗ lực để hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất, chú ý đến từng chi tiết nhỏ. Mỗi cá nhân đều ý thức được rằng sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ tạo ra là đại diện cho bộ mặt của cả công ty. Sự tận tâm và trách nhiệm này là nền tảng tạo nên chất lượng “Made in Japan” trứ danh.

So sánh văn hóa làm việc Nhật Bản và Việt Nam: Làm sao để thích nghi?

Hiểu rõ sự khác biệt trong cách làm việc của người nhật và người việt sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn và tránh được những cú sốc văn hóa.

Khác biệt trong giao tiếp: Trực tiếp (Việt Nam) vs. Gián tiếp (Nhật Bản)

Sự khác biệt này đòi hỏi bạn phải rèn luyện khả năng “đọc không khí” (kuuki o yomu) và nhạy bén hơn trong giao tiếp. Việc tìm hiểu về văn hóa giao tiếp của người nhật là vô cùng cần thiết.

Quan niệm về thời gian và áp lực công việc

Người Việt Nam có xu hướng linh hoạt hơn về thời gian, khái niệm “giờ dây thun” vẫn còn khá phổ biến. Ngược lại, người Nhật coi trọng sự chính xác tuyệt đối về thời gian. Áp lực công việc trong các công ty Nhật cũng thường cao hơn do yêu cầu về chất lượng, sự tỉ mỉ và văn hóa làm thêm giờ.

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Một góc nhìn khác biệt

Trong khi thế hệ trẻ ở Việt Nam ngày càng chú trọng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống (work-life balance), thì ở Nhật, ranh giới này thường khá mờ nhạt. Các hoạt động sau giờ làm như “nomikai” (tiệc rượu) với đồng nghiệp cũng được xem là một phần quan trọng của công việc, giúp xây dựng mối quan hệ và tinh thần đồng đội.

Hiểu và tôn trọng những quy tắc “bất thành văn” trong văn hóa làm việc của người nhật là chìa khóa để bạn thành công. Đó không chỉ là việc tuân thủ quy định, mà còn là thể hiện sự chuyên nghiệp và mong muốn hòa nhập. Việc trang bị kiến thức về văn hóa nhật bản song song với ngôn ngữ sẽ là bước đệm vững chắc nhất trên con đường sự nghiệp của bạn.

Tại Tự Học Tiếng Nhật, chúng tôi hiểu rằng ngôn ngữ và văn hóa là hai yếu tố không thể tách rời. Chúng tôi mang đến cho bạn lộ trình ôn thi JLPT được xây dựng theo đúng chuẩn và phù hợp với năng lực của mỗi người, giúp bạn tự tin hơn khi bước vào môi trường làm việc quốc tế.

Để hiểu sâu hơn về ngôn ngữ và văn hóa Nhật Bản, hãy bắt đầu hành trình của bạn ngay hôm nay! Đăng ký học thử và trải nghiệm để khám phá tiếng Nhật theo cách dễ hiểu và sinh động nhất.

Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.