7 Bước Chuẩn Bị Hồ Sơ Xin Gia Hạn Visa Nhật [Cho Mọi Đối Tượng]

Bạn đang chuẩn bị gia hạn visa Nhật Bản và cảm thấy bối rối trước hàng loạt giấy tờ, thủ tục hành chính phức tạp? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ là “kim chỉ nam” giúp bạn chinh phục quy trình này một cách dễ dàng. Chúng tôi đã tổng hợp toàn bộ quy trình thành 7 bước đơn giản, rõ ràng cùng checklist hồ sơ xin gia hạn visa Nhật chi tiết cho mọi đối tượng từ du học sinh, kỹ sư đến visa gia đình, giúp bạn chuẩn bị đầy đủ và tự tin nhất.

Tuyệt đối không được quên: Điều kiện và thời điểm vàng để nộp hồ sơ gia hạn visa Nhật

Tóm tắt nhanh: Bạn cần nộp hồ sơ trước khi visa hiện tại hết hạn, lý tưởng nhất là bắt đầu thủ tục từ 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ lưu trú. Điều kiện tiên quyết là bạn phải đang cư trú hợp pháp, hoàn thành nghĩa vụ thuế và không vi phạm pháp luật Nhật Bản.

Điều kiện tiên quyết để được xét duyệt gia hạn visa

Để Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan) chấp thuận đơn xin gia hạn, bạn không chỉ cần nộp đủ giấy tờ mà còn phải đáp ứng các tiêu chuẩn về hành vi và nghĩa vụ trong suốt quá trình sinh sống tại Nhật.

Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ nhiều bạn học viên tại Tự Học Tiếng Nhật, mình nhận thấy có 3 yếu tố cốt lõi quyết định việc bạn có đủ điều kiện hay không:

1. Hành vi tốt: Không vi phạm pháp luật Nhật Bản (trộm cắp, đánh nhau, gây rối trật tự…). Ngay cả các lỗi giao thông nhỏ nếu lặp lại nhiều lần cũng có thể ảnh hưởng.
2. Thực hiện nghĩa vụ thuế và bảo hiểm: Đây là điểm mà Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan) soi rất kỹ. Việc nộp chậm hoặc nợ tiền Nenkin (lương hưu), bảo hiểm sức khỏe (Hoken) hay thuế thị dân là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị treo hoặc từ chối.
3. Hoạt động đúng tư cách lưu trú: Ví dụ, du học sinh phải đi học đầy đủ (tỷ lệ trên 80%), kỹ sư phải làm công việc đúng chuyên ngành.

Để hiểu rõ hơn về quyền lợi và nghĩa vụ của mình, bạn nên dành thời gian tìm hiểu về luật pháp nhật bản, điều này sẽ giúp bạn tránh những sai phạm không đáng có trong quá trình sinh sống.

Khi nào nên nộp hồ sơ gia hạn visa Nhật Bản? (Quan trọng)

Câu trả lời: Bạn có thể nộp hồ sơ bắt đầu từ 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên Thẻ lưu trú (Zairyu Card).

Đừng bao giờ đợi đến “nước đến chân mới nhảy”. Thời gian xét duyệt visa trung bình kéo dài từ 2 tuần đến 1 tháng, nhưng vào các mùa cao điểm (như tháng 3, tháng 4 – mùa tốt nghiệp và nhập học), thời gian này có thể kéo dài lên đến 2 tháng.

• Lời khuyên từ mình: Hãy nộp ngay khi cổng tiếp nhận mở (tức là tròn 3 tháng trước ngày hết hạn). Việc này giúp bạn có dư thời gian để bổ sung giấy tờ nếu Nyukan yêu cầu giải trình thêm, tránh tình trạng visa hết hạn mà kết quả vẫn chưa có.

7 bước chi tiết quy trình gia hạn visa Nhật Bản [Update mới nhất]

Tóm tắt quy trình: 1. Xác định loại giấy tờ -> 2. Điền đơn -> 3. Chụp ảnh -> 4. Tập hợp hồ sơ -> 5. Nộp tại Nyukan -> 6. Chờ thông báo -> 7. Nhận thẻ mới.

Bước 1: Xác định đúng loại giấy tờ cần thiết cho visa của bạn

Mỗi loại tư cách lưu trú (Visa) sẽ yêu cầu một bộ hồ sơ khác nhau. Sai lầm sơ đẳng nhất là dùng mẫu đơn của visa du học cho visa kỹ sư hoặc ngược lại.

• Visa du học: Cần giấy tờ từ nhà trường (bảng điểm, chứng nhận đi học).
• Visa lao động (Kỹ sư, Tokutei): Cần giấy tờ từ công ty (hợp đồng, giấy chứng nhận làm việc, mã số thuế công ty).
• Visa gia đình: Cần giấy tờ chứng minh quan hệ (đăng ký kết hôn, giấy khai sinh) và chứng minh thu nhập của người bảo lãnh.

Việc xác định đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi chuẩn bị hồ sơ xin gia hạn visa Nhật.

Bước 2: Tải và điền đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (在留期間更新許可申請書)

Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (Application for Extension of Period of Stay) là giấy tờ quan trọng nhất. Bạn có thể tải mẫu đơn này trên trang web chính thức của Bộ Tư pháp Nhật Bản (MOJ).

Lưu ý khi điền đơn:

• Mẫu đơn thường có các phần dành riêng cho người nộp đơn (Applicant) và phần dành cho tổ chức/công ty (Organization).
• Đối với du học sinh/Kỹ sư: Bạn cần đưa phần “For Organization” cho nhà trường hoặc công ty điền và đóng dấu trước. Đừng tự ý điền phần này nhé!
• Thông tin phải khớp 100% với Thẻ lưu trú và Hộ chiếu.

Bước 3: Chuẩn bị ảnh thẻ 3×4 đúng quy chuẩn của Nyukan

Ảnh thẻ nộp cho Nyukan cực kỳ quan trọng và có quy định khắt khe. Dù mọi người hay gọi là “ảnh 3×4”, nhưng kích thước chuẩn xác nhất cho hồ sơ nhập quản là 4cm x 3cm (chiều cao 4cm, chiều rộng 3cm).

Yêu cầu bắt buộc:

• Ảnh chụp trong vòng 3 tháng gần nhất. (Tuyệt đối không dùng lại ảnh cũ trên thẻ Zairyu hiện tại hoặc ảnh Passport, Nyukan sẽ phát hiện ra ngay và yêu cầu chụp lại).
• Phông nền trắng hoặc xanh nhạt, không có cảnh vật phía sau.
• Rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính râm.
• Ghi tên và ngày tháng năm sinh vào mặt sau của ảnh để tránh thất lạc.

Bước 4: Tập hợp đầy đủ hồ sơ theo checklist dưới đây

Sau khi đã có đơn và ảnh, bạn cần gom toàn bộ các giấy tờ phụ trợ (thuế, chứng nhận…) lại thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Ở bước này, hãy sắp xếp giấy tờ theo thứ tự logic: Đơn xin -> Hộ chiếu/Thẻ lưu trú (bản gốc & copy) -> Giấy tờ chứng minh (trường học/công ty) -> Giấy tờ thuế -> Các giấy tờ khác. Sự chỉn chu này sẽ tạo thiện cảm cho nhân viên xét duyệt. Nếu bạn chưa rõ cách sắp xếp, có thể tham khảo thêm các bài viết hướng dẫn về gia hạn visa nhật để nắm bắt mẹo nhỏ giúp hồ sơ đẹp hơn.

Bước 5: Nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan) ở địa phương

Bạn cần mang hồ sơ đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh quản lý khu vực bạn đang sống.

• Giờ làm việc: Thường từ 9:00 đến 16:00 các ngày trong tuần.
• Kinh nghiệm xương máu: Nyukan luôn rất đông, đặc biệt là ở Tokyo (Shinagawa). Bạn nên đến xếp hàng từ sáng sớm (trước 8:30) để lấy số thứ tự đầu.
• Khi nộp xong: Nhân viên sẽ đóng một con dấu “Đang gia hạn” vào mặt sau thẻ lưu trú của bạn và đưa cho bạn một phiếu hẹn (Application Receipt). Tuyệt đối không được làm mất phiếu này.

Trong trường hợp hộ chiếu của bạn sắp hết hạn cùng lúc với visa, hãy ưu tiên làm lại hộ chiếu trước tại đại sứ quán việt nam tại nhật để đảm bảo thông tin nhất quán khi nộp lên Nyukan.

Bước 6: Chờ nhận bưu thiếp (hagaki) thông báo kết quả

Sau khi nộp đơn, bạn sẽ về nhà và chờ đợi. Thời gian chờ kết quả gia hạn visa Nhật Bản thường mất khoảng 2 tuần đến 1 tháng.

Nyukan sẽ gửi một tấm bưu thiếp (hagaki) về địa chỉ nhà bạn. Trên đó sẽ thông báo bạn được gia hạn (mang theo tem chứng chỉ – revenue stamp) hoặc yêu cầu lên giải trình/bổ sung hồ sơ.

Bước 7: Đến Nyukan hoàn tất thủ tục và nhận thẻ lưu trú mới

Khi nhận được hagaki thông báo đậu visa, xin chúc mừng bạn! Bước cuối cùng là quay lại Nyukan để lấy thẻ mới.

Những thứ cần mang theo:

1. Hộ chiếu (Passport) bản gốc.
2. Thẻ lưu trú (Zairyu Card) cũ.
3. Tờ bưu thiếp (Hagaki) thông báo kết quả.
4. Phiếu hẹn (Application Receipt) đã nhận ở Bước 5.
5. Tem chứng chỉ (Revenue Stamp/Shunyu Inshi): Mua tại bưu điện hoặc cửa hàng tiện lợi (thường là 4.000 Yên cho phí gia hạn visa).

Checklist hồ sơ gia hạn visa Nhật Bản cho mọi đối tượng

Để giúp các bạn không bị sót giấy tờ, mình đã lập ra bảng checklist chi tiết dưới đây. Hãy in ra hoặc lưu lại để đối chiếu nhé.

1. Giấy tờ chung bắt buộc cho tất cả các loại visa

Dù bạn là ai, bạn cũng cần những giấy tờ “bất di bất dịch” sau:

• Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (在留期間更新許可申請書).
• Ảnh thẻ 3×4 (chuẩn 4×3 cm), chụp trong 3 tháng, ghi tên mặt sau.
• Hộ chiếu và Thẻ lưu trú (bản gốc để đối chiếu).
• Trường hợp có người đại diện nộp thay: Cần giấy ủy quyền.

2. Hồ sơ gia hạn visa du học Nhật Bản (dành cho du học sinh)

Đối với các bạn du học sinh, Nyukan quan tâm nhất đến thành tích học tập và khả năng tài chính.

• Giấy chứng nhận đang theo học (在学証明書 – Zaigaku shomeisho).
• Giấy chứng nhận thành tích học tập (成績証明書 – Seiseki shomeisho): Tỷ lệ đi học (Attendance) cực kỳ quan trọng. Nếu dưới 80%, bạn cần viết bản giải trình lý do (bị ốm, hoàn cảnh gia đình…).
• Chứng minh tài chính: Bản sao sổ ngân hàng, giấy chứng nhận nhận tiền từ gia đình (nếu đi làm thêm quá ít hoặc không đi làm).
• Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (nếu muốn tiếp tục đi làm thêm 28h/tuần).

Nếu bạn đang học tiếng và sắp tốt nghiệp trường nhật ngữ để chuyển lên Senmon hoặc Đại học, hồ sơ sẽ cần thêm giấy báo nhập học của trường mới.

3. Giấy tờ cần thiết để gia hạn visa kỹ sư, kỹ thuật viên

Với visa lao động, sự ổn định của công ty và việc đóng thuế của cá nhân là yếu tố then chốt.

• Giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書 – Zaishoku shomeisho) do công ty cấp.
• Hợp đồng lao động mới nhất (nếu đã gia hạn hợp đồng).
• Giấy tờ thuế mới nhất (Do tòa thị chính cấp):
  • Giấy chứng nhận đóng thuế (Kazei shomeisho – 課税証明書).
  • Giấy chứng nhận nộp thuế (Nozei shomeisho – 納税証明書).
• Bảng tổng kết thu nhập và thuế (Gensen choshu hyo – 源泉徴収票) năm gần nhất.

Làm việc tại các công ty nhật bản yêu cầu sự minh bạch rất cao, nên bạn hãy chắc chắn rằng mình không nợ bất kỳ khoản thuế nào trước khi nộp hồ sơ.

4. Quy trình gia hạn visa vợ/chồng (visa gia đình)

• Bản sao hộ khẩu Nhật Bản (Koseki Tohon – 戸籍謄本) của vợ/chồng người Nhật (cấp trong vòng 3 tháng).
• Giấy chứng nhận cư trú (Juminhyo – 住民票) của cả gia đình.
• Giấy tờ chứng minh thu nhập và đóng thuế của người bảo lãnh (người nuôi dưỡng kinh tế chính).
• Giấy bảo lãnh (Mimoto hoshosho – 身元保証書).

Giải đáp các câu hỏi thường gặp khi xin gia hạn visa tại Nhật

Chi phí gia hạn visa Nhật Bản bao nhiêu tiền?

Trả lời: Phí gia hạn visa là 4.000 Yên.

Khoản phí này được nộp dưới dạng tem chứng chỉ (Revenue Stamp) và bạn chỉ phải trả khi nhận kết quả visa mới. Nếu visa bị từ chối, bạn không mất khoản phí này.

Thời gian chờ kết quả gia hạn visa Nhật Bản bao lâu?

Trả lời: Trung bình từ 2 tuần đến 1 tháng.

Tuy nhiên, như mình đã chia sẻ, thời điểm tháng 2, 3, 4 lượng hồ sơ rất lớn, có thể kéo dài đến 2 tháng. Trong thời gian chờ đợi, dù visa cũ hết hạn, bạn vẫn được cư trú hợp pháp nhờ con dấu “Đang gia hạn” sau thẻ lưu trú (tối đa 2 tháng kể từ ngày hết hạn visa cũ).

Có thể gia hạn visa Nhật online được không?

Trả lời: Có, hiện nay bạn hoàn toàn có thể gia hạn online.

Hệ thống đăng ký trực tuyến của Nyukan cho phép cá nhân nộp đơn nếu có Thẻ My Number và đầu đọc thẻ (hoặc điện thoại có chức năng đọc chip NFC). Cách này giúp bạn không phải nghỉ làm để đến xếp hàng tại Nyukan.

Gia hạn visa khi đổi công ty ở Nhật cần chú ý điều gì?

Trả lời: Bạn cần nộp thêm Giấy chứng nhận thôi việc (Taishoku shomeisho) từ công ty cũ.

Nếu bạn chuyển việc cùng ngành nghề (ví dụ Kỹ sư IT sang Kỹ sư IT), thủ tục khá đơn giản. Nhưng nếu đổi sang ngành khác, bạn có thể phải làm thủ tục “Thay đổi tư cách lưu trú” chứ không chỉ là gia hạn. Đặc biệt, các bạn thực tập sinh nhật bản khi chuyển sang visa Kỹ năng đặc định (Tokutei) cần lưu ý rất kỹ về các kỳ thi kỹ năng và tiếng Nhật.

Tỷ lệ đi học bao nhiêu thì an toàn để gia hạn visa du học sinh?

Trả lời: Tỷ lệ an toàn là trên 80%.

Nếu tỷ lệ đi học của bạn dưới 80%, Nyukan sẽ yêu cầu giải trình lý do. Nếu dưới 70%, khả năng trượt visa là rất cao trừ khi có lý do đặc biệt chính đáng (như nằm viện dài ngày có giấy bác sĩ).

Những lưu ý “xương máu” giúp bạn tránh bị từ chối hồ sơ

Dựa trên kinh nghiệm của đội ngũ Tự Học Tiếng Nhật, dưới đây là những “cái bẫy” mà nhiều người mắc phải.

Sai lầm 1: Nộp hồ sơ quá sát ngày hết hạn

Nhiều bạn đợi đến ngày cuối cùng mới đi nộp. Rủi ro ở đây là nếu hồ sơ thiếu sót, bạn sẽ không còn thời gian để xoay sở. Hơn nữa, tâm lý gấp gáp dễ khiến bạn khai sai thông tin.

Sai lầm 2: Thông tin trên giấy tờ không nhất quán, thiếu logic

Ví dụ: Địa chỉ trên đơn xin gia hạn khác với địa chỉ trên thẻ lưu trú, hoặc khai báo công việc làm thêm không khớp với thực tế. Nyukan có hệ thống dữ liệu liên kết rất chặt chẽ, sự bất nhất dù nhỏ cũng khiến họ nghi ngờ về tính trung thực của bạn. Để có một cuộc sống ở nhật suôn sẻ và lâu dài, sự trung thực trong mọi giấy tờ là yếu tố sống còn.

Sai lầm 3: Không chứng minh được tài chính hoặc mục đích lưu trú rõ ràng

Đối với du học sinh, việc trong tài khoản ngân hàng không có dư hoặc lịch sử chuyển tiền từ gia đình không rõ ràng là điểm trừ lớn. Đối với người đi làm, mức lương quá thấp (dưới mức tối thiểu vùng) cũng có thể khiến visa bị từ chối hoặc chỉ được gia hạn 1 năm thay vì 3 năm.

Kết luận

Gia hạn visa Nhật Bản tuy có nhiều bước nhưng không hề phức tạp nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ quy trình. Hy vọng với 7 bước và bộ checklist chi tiết trong bài, bạn có thể tự tin hoàn thành hồ sơ xin gia hạn visa Nhật của mình. Việc tuân thủ đúng các quy định không chỉ giúp bạn ở lại Nhật hợp pháp mà còn là nền tảng quan trọng cho những dự định lâu dài hơn như xin vĩnh trú.

Để hành trình tại Nhật của bạn thêm thuận lợi, việc giao tiếp thành thạo là chìa khóa. Hãy bắt đầu làm quen và khám phá thế giới tiếng Nhật bằng cách đăng ký học thử và trải nghiệm ngay hôm nay!