Điền tờ khai xin visa Nhật Bản tưởng khó mà dễ! Với yêu cầu bắt buộc phải điền form có mã QR, nhiều bạn không khỏi bối rối. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 5 bước trong cách điền tờ khai xin visa đi Nhật bằng máy tính, cập nhật mẫu mới nhất và chia sẻ kinh nghiệm xương máu để bạn tự tin hoàn thành hồ sơ, đảm bảo tỷ lệ đậu cao nhất ngay từ lần đầu tiên.
Cần chuẩn bị những gì trước khi bắt đầu điền tờ khai visa Nhật?
Trước khi bắt tay vào việc điền tờ khai, sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh được những sai sót không đáng có. Đây là bước đệm quan trọng để quá trình khai visa diễn ra suôn sẻ.
Tải đúng mẫu tờ khai mới nhất có mã QR từ trang chủ Đại sứ quán
Bạn cần truy cập trang web chính thức của Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam để tải về mẫu tờ khai xin visa Nhật Bản mới nhất. Điều quan trọng nhất là phải sử dụng mẫu đơn có chức năng tạo mã QR code visa Nhật, vì đây là yêu cầu bắt buộc.
Cài đặt phần mềm đọc file PDF (Acrobat Reader)
Để mẫu tờ khai hoạt động đúng chức năng, đặc biệt là việc tạo mã QR, bạn bắt buộc phải sử dụng phần mềm Adobe Acrobat Reader. Các trình duyệt web hay những phần mềm đọc PDF khác có thể không tương thích, dẫn đến việc mã QR không được tạo ra hoặc chứa thông tin sai lệch.
Chuẩn bị sẵn các thông tin cần thiết (hộ chiếu, lịch trình bay, booking khách sạn)
Việc thu thập sẵn mọi thông tin cần thiết sẽ giúp bạn điền tờ khai một cách liền mạch. Hãy đảm bảo bạn có trong tay:
- Hộ chiếu (Passport): Còn hiệu lực ít nhất 6 tháng.
- Thông tin chuyến đi: Ngày dự kiến đến và rời Nhật Bản, số hiệu chuyến bay, sân bay nhập cảnh.
- Thông tin lưu trú: Tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại liên lạc tại Nhật.
- Thông tin cá nhân: Số Căn cước công dân, địa chỉ thường trú, thông tin công việc hiện tại.
File ảnh thẻ 3.5×4.5cm đúng chuẩn
Bạn cần chuẩn bị một file ảnh thẻ kỹ thuật số để chèn vào tờ khai. Ảnh phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định sau:
- Kích thước: Chuẩn 3.5cm x 4.5cm.
- Phông nền: Bắt buộc là phông nền trắng, không có hoa văn hay bóng.
- Thời gian chụp: Ảnh phải được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
- Chất lượng: Ảnh phải rõ nét, không bị mờ, không qua chỉnh sửa. Gương mặt phải nhìn thẳng, thấy rõ tai, không đội mũ, không đeo kính râm.
Hướng dẫn chi tiết 5 bước điền tờ khai xin visa đi Nhật (Kèm hình minh họa)
Dưới đây là hướng dẫn điền tờ khai xin visa Nhật Bản chi tiết từng mục. Hãy nhớ rằng, mọi thông tin phải được điền bằng CHỮ IN HOA và bằng tiếng Anh.
Bước 1: Điền thông tin cá nhân và hộ chiếu (Từ mục 1 đến 8)
Đây là phần thông tin cơ bản nhất nhưng cũng cần sự chính xác tuyệt đối, khớp với hộ chiếu của bạn.
- Surname(s): Điền Họ của bạn (Ví dụ: NGUYEN).
- Given and middle names: Điền Tên và Tên đệm (Ví dụ: VAN A).
- Date of birth: Ngày sinh theo định dạng Ngày/Tháng/Năm (Ví dụ: 01/01/1990).
- Place of birth: Nơi sinh, ghi rõ tỉnh/thành phố và quốc gia (Ví dụ: HANOI, VIETNAM).
- Sex: Chọn giới tính “Male” (Nam) hoặc “Female” (Nữ).
- Marital status: Tình trạng hôn nhân: “Single” (Độc thân), “Married” (Đã kết hôn), “Widowed” (Góa), “Divorced” (Ly hôn).
- Nationality or citizenship: Quốc tịch (VIETNAM).
- ID No. issued to you by your government: Điền số Căn cước công dân của bạn.
- Passport Type: Chọn “Ordinary” (Hộ chiếu phổ thông).
- Passport No.: Điền chính xác số hộ chiếu.
- Place of issue: Nơi cấp hộ chiếu (Tỉnh/Thành phố).
- Issuing authority: Cơ quan cấp, ghi “IMMIGRATION DEPARTMENT”.
- Date of issue / Date of expiry: Ngày cấp và ngày hết hạn hộ chiếu.
Bước 2: Khai báo thông tin chi tiết về chuyến đi (Từ mục 9 đến 17)
Phần này làm rõ mục đích và kế hoạch chuyến đi của bạn tại Nhật.
- Purpose of visit to Japan: Cách ghi mục đích nhập cảnh visa Nhật rất quan trọng. Nếu đi du lịch, bạn ghi “TOURISM” hoặc “SIGHTSEEING”. Nếu thăm thân, ghi “VISITING RELATIVES”.
- Intended length of stay in Japan: Thời gian lưu trú dự kiến (Ví dụ: 7 days).
- Date of arrival in Japan: Ngày dự kiến đến Nhật.
- Port of entry into Japan: Sân bay bạn sẽ nhập cảnh (Ví dụ: NARITA AIRPORT).
- Name of ship or airline: Tên hãng hàng không (Ví dụ: VIETNAM AIRLINES).
- Names and addresses of hotels or persons with whom applicant intends to stay: Ghi tên, địa chỉ, số điện thoại của khách sạn bạn đã đặt.
- Dates and duration of previous stays in Japan: Nếu đã từng đến Nhật, hãy ghi rõ thời gian. Nếu chưa, ghi “NO”.
- Your current residential address: Địa chỉ thường trú hiện tại của bạn.
- Current profession or occupation and position: Ghi rõ nghề nghiệp, chức vụ hiện tại.
- Name and address of employer: Tên và địa chỉ công ty bạn đang làm việc.
Bước 3: Hướng dẫn điền thông tin người bảo lãnh hoặc người mời (Mục 19 & 20)
Phần này thường gây bối rối, đặc biệt với những người đi du lịch tự túc.
- Guarantor or reference in Japan (Người bảo lãnh):
- Nếu bạn có người thân hoặc công ty bên Nhật bảo lãnh, hãy điền đầy đủ thông tin của họ (tên, số điện thoại, địa chỉ, mối quan hệ…).
- Nếu bạn đi visa du lịch Nhật Bản tự túc và tự chi trả toàn bộ chi phí, bạn có thể bỏ trống mục này hoặc ghi “N/A” (Not Applicable).
- Inviter in Japan (Người mời):
- Tương tự như người bảo lãnh, nếu có người mời, hãy cung cấp thông tin chi tiết.
- Nếu người mời và người bảo lãnh là một, bạn có thể ghi “SAME AS ABOVE”.
- Nếu đi du lịch tự túc không có ai mời, bạn cũng bỏ trống hoặc ghi “N/A”.
Đây là một trong những điểm quan trọng trong kinh nghiệm điền tờ khai xin visa Nhật. Sự rõ ràng và trung thực ở mục này giúp tăng tỷ lệ đậu visa.
Bước 4: Trả lời các câu hỏi về pháp lý và tiền án tiền sự (Mục 22)
Bạn cần đọc kỹ và trả lời “Yes” hoặc “No” cho các câu hỏi liên quan đến lý lịch tư pháp. Các câu hỏi này bao gồm:
- Bạn đã từng bị kết án hình sự ở bất kỳ quốc gia nào chưa?
- Bạn đã từng bị phạt tù từ 1 năm trở lên chưa?
- Bạn đã từng bị trục xuất khỏi Nhật Bản hoặc bất kỳ quốc gia nào chưa?
- …
Hãy trả lời trung thực. Nếu bạn trả lời “Yes” cho bất kỳ câu hỏi nào, bạn phải cung cấp lời giải thích chi tiết trong ô “Please give details below”.
Bước 5: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin, tạo mã QR và ký tên
Đây là bước cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng.
- Kiểm tra thông tin: Dành thời gian rà soát lại toàn bộ tờ khai từ đầu đến cuối để đảm bảo không có lỗi chính tả hay sai sót nào.
- Tạo mã QR: Sau khi điền xong, một mã QR sẽ tự động hiện ra ở góc trên bên phải của tờ khai. Đây là dấu hiệu cho thấy bạn đã điền trên một file hợp lệ.
- Date of application: Điền ngày bạn làm tờ khai.
- Signature of applicant: In tờ khai ra giấy chất lượng tốt, sau đó ký tên vào mục này. Chữ ký đương đơn phải khớp hoàn toàn với chữ ký trên hộ chiếu.
Những lưu ý “sống còn” và các lỗi sai thường gặp khiến bạn bị từ chối visa
“Phòng bệnh hơn chữa bệnh”. Nắm rõ những lỗi sai này sẽ giúp bạn tránh được những lý do bị từ chối visa không đáng có. Một trong những câu hỏi thường gặp là xin visa đi nhật có khó không, và việc tránh các lỗi sau sẽ giúp quá trình của bạn dễ dàng hơn.
Lỗi sai về ảnh thẻ: Kích thước, phông nền và thời gian chụp
Đây là lỗi cơ bản nhưng rất nhiều người mắc phải. Ảnh không đúng kích thước 3.5×4.5cm, ảnh nền xanh, ảnh chụp quá 6 tháng, ảnh bị mờ hoặc đã qua chỉnh sửa… đều có thể khiến hồ sơ của bạn bị trả về.
Thông tin không nhất quán: Tên, ngày sinh, số hộ chiếu vênh so với giấy tờ khác
Mọi thông tin bạn điền trên tờ khai phải trùng khớp 100% với hộ chiếu, CCCD, giấy tờ chứng minh tài chính và nghề nghiệp. Bất kỳ sự sai lệch nào, dù là nhỏ nhất, cũng sẽ khiến Lãnh sự quán nghi ngờ tính trung thực trong hồ sơ xin visa Nhật của bạn.
Để trống thông tin hoặc trả lời chung chung, không rõ ràng
Tuyệt đối không được bỏ trống bất kỳ mục nào trừ khi được cho phép (như mục người bảo lãnh khi đi tự túc). Những câu trả lời mơ hồ, chung chung như ở mục đích chuyến đi sẽ làm giảm độ tin cậy của hồ sơ.
Cách ghi mục đích nhập cảnh không thuyết phục
Mục đích chuyến đi phải rõ ràng và hợp lý. Nếu bạn xin visa du lịch Nhật Bản, hãy cung cấp một lịch trình chi tiết, logic, có xác nhận đặt phòng khách sạn và vé máy bay khứ hồi. Điều này chứng tỏ bạn có kế hoạch nghiêm túc và sẽ quay về Việt Nam sau chuyến đi.
Chữ ký trên tờ khai không khớp với chữ ký trên hộ chiếu
Đây là một lỗi nghiêm trọng. Chữ ký là yếu tố xác thực nhân thân quan trọng. Hãy đảm bảo bạn ký tên giống hệt như chữ ký trong hộ chiếu.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp khi điền tờ khai visa Nhật (FAQ)
Dưới đây là một số câu hỏi mà đội ngũ của Tự Học Tiếng Nhật thường xuyên nhận được từ các bạn đang chuẩn bị thủ tục xin visa Nhật.
Điền tờ khai xin visa Nhật bằng tay có được chấp nhận không?
Không. Theo quy định mới nhất của Đại sứ quán Nhật Bản, bạn bắt buộc phải điền tờ khai visa Nhật bằng máy tính để có thể tạo mã QR hợp lệ. Những tờ khai viết tay sẽ không được chấp nhận.
Nếu đi du lịch tự túc, không có người mời thì điền mục người bảo lãnh thế nào?
Nếu bạn đi du lịch tự túc và tự chi trả mọi chi phí, bạn có thể để trống hoặc ghi “N/A” (Not Applicable) ở mục người mời và người bảo lãnh. Điều quan trọng là bạn phải chứng minh được tài chính đủ mạnh để trang trải cho chuyến đi.
Làm cách nào để biết mã QR đã được tạo đúng thông tin?
Sau khi điền xong, bạn có thể dùng ứng dụng quét mã QR trên điện thoại để kiểm tra. Mã QR hợp lệ sẽ hiển thị các thông tin cơ bản của bạn như họ tên, ngày sinh, quốc tịch. Đây là cách tốt nhất để xác nhận mã qr code visa Nhật đã được tạo thành công.
Tờ khai sau khi in ra có cần dán ảnh không?
Có. Sau khi in tờ khai, bạn cần dán ảnh thẻ kích thước 3.5×4.5cm vào đúng ô quy định trên trang 1. Hãy dùng hồ dán để dán ảnh một cách cẩn thận.
Việc điền tờ khai xin visa đi Nhật đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác tuyệt đối, nhưng không hề phức tạp. Bằng cách làm theo hướng dẫn điền tờ khai xin visa Nhật Bản với 5 bước trên, chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin và tránh các lỗi sai cơ bản, bạn hoàn toàn có thể tự mình hoàn thành một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh. Hãy kiểm tra kỹ lại mọi thứ một lần cuối trước khi in để hành trình đến với đất nước mặt trời mọc được thuận lợi nhất. Nhiều bạn cũng quan tâm đến việc xin visa nhật mất bao lâu, việc chuẩn bị hồ sơ kỹ càng sẽ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi. Đối với những ai có kế hoạch dài hạn hơn, việc tìm hiểu về chi phí đi nhật 3 năm hay đi du học nhật hết bao nhiêu tiền cũng là cần thiết. Tương tự, thông tin về làm visa đi nhật hết bao nhiêu tiền và xin visa đi làm ở nhật mất bao lâu cũng rất hữu ích cho các mục đích khác nhau.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình điền tờ khai, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để được giải đáp nhé. Chúc bạn thành công!
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
Bài viết liên quan: